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Gérer les commandes clients

Gérer les commandes clients avec le module e-commerce

Un ERP/CRM impose un certain processus pour gèrer les commandes clients. les différentes étapes reflètent l’avancement du traitement d’une commande et permet donc le suivi dans l’ERP des tâches à faire ou effectuées.

Les statuts de commandes dans Dolibarr

Toute commande dans Dolibarr passe par des états qui indiquent l’avancement de son traitement.

- Brouillon : commande en cours de création / saisie
- Validée : la commande peut être traitée
- Traitement en cours : des expéditions sont en cours sur cette commande
- Cloturée (délivrée) : les expéditions sont effectuées.
- Facturée : si la facture liée est créée
- Traitée : la commande est expédiée et facturée

A noter que la facturation d’une commande peut avoir lieu dès qu’elle est validée, même avant qu’il y a eu des expéditions. C’est ce qui correspond au fonctionnent classique du e-commerce, où en général les commandes sont payées avant d’être expédiées.

Les actions sur une commande se font à partir de la fiche de la commande.

Les raccourcis du module ecommerce

La page de gestion des commandes du module e-commerce propose des raccourcis pour certaines tâches courantes :

gestion des commandes ecommerce

- valider : valide la commande
- traiter : ouvre la page de création de l’expédition liée à la commande.
- Clôturer : passer la commande au statut clôturée
- annuler : annuler une commande (qui est validée)
- saisir paiement : saisir le paiement d’une commande

La validation automatique

Comme beaucoup de commandes e-commerce sont déjà réglées par le client, une option du module e-commerce permet d’automatiser le traitement d’une commande payée. Au moment de l’import, la commande payée est validée dans Dolibarr et la facture et son règlements sont créés automatiquement. La commande peut donc être traitée.

Le traitement de l’expédition

Une fois la commande validée, il faut passer à l’expédition des produits. Ceci s’effectue au moyen de la création d’une expédition dans Dolibarr à partir de la commande. L’expédition nécessite de définir le stock (entrepôt) d’où proviennent les produits, puis de sélectionner le mode d’expédition et d’autres informations. Une fois le paquet réalisé, on renseigne le n° de suivi s’il y en a un, et on valide l’expédition.

Clôture de commande :

Il s’agit d’un état indiquant que les expéditions des produits ont été réalisées et qu’il n’y en aura pas d’autres. La commande sort alors de la liste des commandes à traiter.

Synchronisation avec le site e-commerce d’origine

Au fur et à mesure du traitement de la commande, le changement de statuts dans Dolibarr, est automatiquement reporté sur le système e-commerce, d’où provient la commande. Pour réaliser cela, il faut paramétrer les statuts de commande dans le paramétrage du site ecommerce en indiquant face au statut de commande Dolibarr quel doit être le statut sur le système e-commerce.

Suivi de commande Le module e-commerce s’occupe alors de prévenir le site e-commerce du changement, et le site e-commerce effectue les actions prévues en cas de modification de statut de commande : prévenir le client par mail (selon son paramétrage), changer le statut dans le CMS E-comemrce... Ainsi le client peut suivre l’évolution de ses commandes dans son espace client sur le site e-commerce.

Les événements Dolibarr qui déclenchent un changement de statut transmis au site e-commerce sont : validation de la commande, annulation de la commande, validation de l’expédition, clôture de commande.

Paramétrage classique pour Pretashop :

A titre d’exemple, voici un paramétrage standard pour un site Prestashop.

paramétrage pour Prestashop

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